Si sos founder de una startup B2B con menos de $1M ARR y todavía estás manejando ventas en una planilla compartida, perdés deals todos los meses sin saber por qué. No es porque tu producto sea malo. Es porque no tenés un sistema.
En este post te muestro exactamente qué stack de Revenue Operations implementamos cuando entramos a una startup LATAM en stage seed. Tres herramientas. Treinta días. Cero código.
Por qué este stack y no otro
Hay 200+ herramientas en el mercado de RevOps. La mayoría las podés ignorar. Necesitás exactamente tres cosas en este orden:
- Un CRM que sirva de fuente única de verdad — donde viven contactos, deals y actividad.
- Una fuente de leads salientes — para no depender de que el inbound aparezca solo.
- Un orquestador de automatizaciones — que mueva datos entre sistemas sin intervención manual.
HubSpot Starter cubre 1. Apollo cubre 2. Make cubre 3. Costo total: USD 100-200/mes hasta que tengas 5-10 vendedores. Para una startup early stage, eso es señal y no ruido.
Día 1-7: HubSpot Starter bien configurado
La gente subestima cuánto importa el setup inicial del CRM. Si las propiedades, pipelines y stages están mal definidos desde el día uno, no hay reporting que funcione después.
Las 8 propiedades de contacto que sí o sí necesitás
Lifecycle Stage— Lead, MQL, SQL, Opportunity, Customer.Lead Source— Cold Outbound, Inbound, Referral, Event, Paid.Industry— usá un dropdown con 8-12 opciones, no texto libre.Company Size— rangos: 1-10, 11-50, 51-200, 201-1000, 1000+.Country— relevante en LATAM para segmentar México vs. Argentina vs. Brasil.ICP Fit (1-5)— score manual o calculado, te ahorra horas después.Last Activity Date— automática, dispara workflows de re-engagement.UTM Source / Campaign— sin esto no hay attribution posible.
El pipeline que recomiendo (5 stages, no más)
- Discovery — primer contacto, identificamos si hay fit.
- Qualified — confirmamos BANT mínimo (budget, authority, need, timing).
- Proposal — propuesta enviada.
- Negotiation — términos en discusión.
- Closed Won / Closed Lost — con razón de pérdida obligatoria.
Día 8-14: Apollo para outbound
Apollo es la mejor relación costo-beneficio del mercado para startups LATAM. Por USD 49-79/mes/usuario te da una base de 275M+ contactos B2B con emails verificados, enrichment de empresas, y secuencias de email automatizadas. ZoomInfo es mejor pero cuesta 10x. Para early stage, Apollo gana.
Setup mínimo que funciona
- Definí 2-3 ICPs (Ideal Customer Profile) con filtros específicos: industria + tamaño + país + cargo del decision maker.
- Construí una lista por ICP. No mezcles. Cada ICP tiene su propio messaging.
- Conectá Apollo a HubSpot vía la integración nativa — cada contacto contactado entra al CRM con tag
cold_outbound. - Armá una secuencia de 5 touchpoints en 14 días: email 1 (problema), email 2 (caso de éxito), LinkedIn connect, email 3 (CTA suave), break-up email.
Día 15-21: Make para automatizaciones
Make (antes Integromat) es el orquestador que une todo. Plan Core USD 9/mes te alcanza para arrancar. n8n es alternativa open source si tenés equipo técnico, pero para no-coders Make es más rápido.
Las 5 automatizaciones que valen la pena armar primero
Lead capture → CRM
Cuando alguien llena el form de la landing, crear contacto en HubSpot con lifecycle = MQL, asignar a owner, mandar notificación a Slack.
Meeting booked → notificación
Cuando se agenda una junta en Cal.com, actualizar el deal en HubSpot a stage Discovery, mandar Slack al sales rep con contexto del prospect.
Demo realizada → seguimiento
24h después de la demo, si no hay tarea de follow-up creada, generar tarea automática al rep con template de seguimiento.
Deal stalled → alerta
Si un deal lleva >14 días sin actividad, mandar alerta al sales manager. La mayoría de los deals se pierden por ghosting, no por objeciones.
Closed Won → onboarding
Al cerrar un deal, crear ticket en herramienta de CS, asignar Customer Success Manager, disparar email de bienvenida y crear espacio en Notion del cliente.
Día 22-30: métricas y reporting
Sin reporting no hay RevOps. HubSpot Starter incluye dashboards básicos. Acá los 5 que mirás cada lunes.
| Métrica | Cómo calcularla | Benchmark LATAM B2B early stage |
|---|---|---|
| Pipeline coverage | Pipeline abierto ÷ quota del trimestre | 3-4x sano, <2x preocupante |
| Win rate | Closed Won ÷ (Closed Won + Closed Lost) | 20-35% para inbound, 5-15% para outbound frío |
| Ciclo de venta promedio | Días entre stage Discovery y Closed Won | 30-90 días para ACV USD 5K-30K |
| MQL → SQL conversion | SQLs ÷ MQLs | 15-30% saludable |
| CAC payback | CAC ÷ (MRR × gross margin) | <18 meses para SaaS B2B |
Errores comunes que vas a querer evitar
- Comprar HubSpot Pro de entrada. Starter te alcanza hasta tener 5+ usuarios o necesitar custom objects. Ahorrate USD 800/mes por 6 meses.
- Importar la planilla vieja sin limpiar. Mejor empezar con 200 contactos limpios que con 10.000 sucios. La data sucia se reproduce.
- Automatizar antes de definir el proceso manual. Si el rep no sabe qué hacer en cada stage sin Make, Make no lo va a salvar.
- No medir attribution. Si no sabés de qué canal viene cada lead, no podés decidir dónde invertir.
Conclusión
En 30 días podés pasar de manejar ventas en una planilla a tener un sistema de Revenue Operations real. La complejidad no está en las herramientas — está en la disciplina de definir el proceso, medirlo y mejorarlo cada semana.
Si te trabás con cualquier parte del setup, podés agendar un diagnóstico gratuito y te ayudamos a destrabar lo que sea.